Cena CRM v ČR: ceník podle uživatelů a kontaktů

Jak vypadá cenový model krabicových CRM

Většina světových CRM kombinuje tři osy zpoplatnění najednou: počet uživatelů, počet kontaktů či záznamů v databázi a funkční tarif. Vstupní plán vypadá levně, ale obvykle neumí to podstatné – sekvence e-mailů, workflow, vlastní pole, napojení přes API nebo pořádný reporting.

K tomu se přidávají „drobnosti“, které v nabídce nevidíte: příplatek za marketingové kontakty, limit odeslaných e-mailů, počet spuštění automatizací za měsíc, storage na přílohy, sandbox, prémiová podpora a onboarding. Realita bývá taková, že reálná faktura je dvojnásobek ceny z ceníku.

Past číslo 1: platíte za růst, který jste zaplatili sami

Cena za počet kontaktů je nejzrádnější položka. Databáze roste přirozeně – naimportujete staré kontakty, přidáte leady ze scrapingu, z veletrhu, z webu. Za pár měsíců přeskočíte hranici tarifu a cena skočí o desítky procent. Nezískali jste přitom žádnou novou funkci, jen jste zaplatili za to, že děláte obchod.

Absurdní důsledek: firmy začnou kontakty mazat, nebo je nechávají mimo CRM v Excelu, aby ušetřily. Tím ale ztrácejí přesně tu hodnotu, kvůli které CRM pořizovaly.

Past číslo 2: cena za uživatele brzdí tým

Když stojí každý účet 800–2 500 Kč měsíčně, přístup do CRM dostane jen obchod. Provoz, fakturace, marketing i vedení pak pracují s exporty a screenshoty. Data se rozpadnou do několika verzí pravdy a firma řeší, čí tabulka je aktuální.

Past číslo 3: vendor lock-in a stěhování dat

Čím déle CRM používáte, tím dražší je odchod. Historie komunikace, vlastní pole, automatizace, integrace na fakturaci i telefonii – to všechno je postavené na jednom dodavateli. Zdražení o 20 % pak akceptujete, protože migrace vyjde dráž. To není nákup software, to je závislost.

Spočítejme si to na tři roky

Modelová firma s 8 lidmi v CRM a 30 000 kontakty. Tarif, který umí automatizace a sekvence, vyjde běžně na 1 500 Kč za uživatele měsíčně, tedy 12 000 Kč měsíčně. Připočtěte příplatek za objem kontaktů a e-mailů (řekněme 4 000 Kč měsíčně) a základní jednorázové CRM od 19 000 Kč.

Za tři roky jste na zhruba 596 000 Kč – a nevlastníte nic. Čtvrtý rok začíná znovu od nuly, obvykle s vyšší cenou po každoroční valorizaci.

CRM na míru u nás začíná od 19 000 Kč za základní řešení (kontakty, firmy a pipeline). Pokud má obsahovat funkce a integrace na míru, začíná cena od 30 000 Kč. Pronájem CRM na míru začíná od 2 500 Kč měsíčně pro až 10 uživatelů; od 11 a více uživatelů dle domluvy. Provoz serveru a databáze se odvíjí od rozsahu a u vlastního řešení se neplatí jako licence za každého uživatele nebo kontakt. Konkrétní rozpočet vždy závisí na workflow, integracích, migraci dat a požadované podpoře.

Kdy krabicové CRM stačí a kdy už ne

Hotové CRM dává smysl, když jste dva obchodníci, proces je standardní a nepotřebujete nic integrovat. Jakmile ale platíte za víc než 5 uživatelů, přerostli jste limity kontaktů, dokupujete třetí nástroj kvůli jedné funkci nebo si proces ohýbáte podle software místo naopak – ekonomika se otáčí ve prospěch vlastního řešení.

Časté otázky k ceně CRM

Co získáte s CRM na míru

Neomezený počet uživatelů i kontaktů, jen ta pole a fáze, které opravdu používáte, data ve vaší databázi a napojení na e-mail, LinkedIn, telefonii i fakturaci přes API. Díky vývoji s AI navíc vzniká systém v řádu týdnů, ne měsíců – jak přesně, popisujeme v článku Jak na rychlý vývoj podnikových nástrojů.

A hlavně: cena se neodvíjí od toho, jak jste úspěšní. Když zdvojnásobíte databázi kontaktů, faktura zůstane stejná. Praktický postup, jak takové CRM napojit na celý obchodní proces, najdete v článku Jak na automatizaci obchodních procesů pomocí CRM na míru.

Pokud CRM tvoří jen jednu část širšího firemního systému, navazuje také vývoj enterprise softwaru a ERP na míru — včetně propojení ERP s webem, portálem, účetnictvím a dalšími datovými zdroji.

Co může CRM na míru automatizovat

Výhoda vlastního CRM není jen v tom, že má jiná pole než krabicový nástroj. Může spojit konkrétní kroky vašeho obchodu do jednoho workflow: od prvního signálu o firmě přes kvalifikaci až po nabídku a opakovaný follow-up. Rozsah se nastavuje podle procesů a schválení, ne podle toho, co dovoluje jeden tarif.

Tyto funkce lze začít stavět postupně: nejdříve vlastní pipeline a data, potom AI nabídky, obohacení leadů, LinkedIn a e-mailové sekvence. CRM na míru s funkcemi a integracemi na míru začíná od 30 000 Kč podle rozsahu; samotné základní CRM začíná od 19 000 Kč.